二、申請閱覽、抄錄或複製本所檔案，應以書面敘明理由向本所申請，申請書送達方式以親自持送、本所網站線上申請或以郵寄通訊為之；未以申請書申請者，受理單位應告知其應以書面申請。

三、受理單位受理申請後應審查是否合於檔案法第十七、十八條或行政程序法第四十六條之規定。如依法令不得提供閱覽或應依其他法令申請閱覽者，應以書面載明理由通知申請人。

四、受理民眾親自持送申請書者得隨到隨辦；以郵寄通訊申請者應自受理申請書之日起七日內為准駁之決定。

五、經核准閱覽者，受理單位應於核准通知書中載明閱覽之時間、地點及應注意事項，通知申請人。

六、申請人至本所閱覽時，受理單位業務承辦人員應驗收其核准通知書及身分證明文件或委任書；身分證明文件應於檔案閱覽完畢點收後交還。

七、受理單位業務承辦人員應陪同並指導及監督申請閱覽、抄錄或複製檔案，如有飲食、吸煙、破壞環境整潔或妨害安寧等情事，應予勸告制止，經勸告制止仍不聽從者，應終止其閱覽，並紀錄之。

八、 申請人於閱覽、抄錄或複製檔案如有下列情事之一，受理單位業務承辦人員應立即予以制止，告知其不得繼續閱覽、抄錄或複製檔案後，終止其閱覽、抄錄或複製檔案行為，並紀錄之。涉及刑事責任者，移送司法機關偵辦。
（一）有添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損或其他損壞檔案之行為者。
（二）有拆散檔案之行為者。
（三）有其他不當行為經勸告仍不停止者。

九、申請機關檔案有檔案法第十八條所定情形之一者，得予拒絕申請。

十、申請閱覽、抄錄或複製機關檔案經核准者，得準用檔案管理局訂定之檔案閱覽抄錄複製收費標準收取費用。如另需提供郵寄服務者，郵遞費用以實支數額計算。

十一、光碟、微縮片等特殊檔案，其申請閱覽程序亦同。

十二、本注意事項如有未盡事宜，得隨時修訂之。